¿Tienes a salvo la información confidencial de tu empresa?

Los documentos en papel es la mayor amenaza para la protección de la información en las empresas. Es lo que se desprende de un informe realizado por Iron Mountain y PwC. Según este informe, dos tercios (62%) de las empresas de tamaño medio en Europa y Norteamérica consideran que la información en papel es un serio riesgo de seguridad, más del doble que otras amenazas externas para los contenidos digitales como el hacking o el malware.

Una amenaza de la cual no siempre son conscientes las empresas

Los datos referentes a nuestro negocio así como nuestros contactos es lo más importante del mismo, sin eso no somos nada. Puede parecer al drástico, pero si nos detenemos un momento podemos comprobar que ti tenemos un percance en nuestro negocio podemos sustituir un ordenador por otro, una máquina por otra, incluso más moderna, pero si perdemos nuestro conocimiento o los datos de contactos de nuestros clientes o potenciales clientes estamos perdidos. Tendremos que empezar de cero.

Por eso muchas empresas extreman las medidas de protección de la información relevante. Pero por lo que leemos en este informe no siempre es así, la cadena se rompe por el eslabón más débil: el empleado. Este estudio revela que muchas empresas no están haciendo frente de forma efectiva el problema del papel. Un 51 por ciento de los encuestados cuentan con políticas de monitorización que sirven de guía a los empleados para el almacenamiento y la destrucción de archivos digitales, pero solo un 38 por ciento tienen algo similar para los documentos en papel.

Como apuntan los expertos toda información es vulnerable de una forma u otra, pero los archivos en papel y digitales se enfrentan a riesgos diferentes que las empresas tienen que entender y gestionar de forma apropiada. Por ello es necesario implementar procesos efectivos que asignen correctamente las responsabilidades para mantener el papel a salvo.

La prudencia y el sentido común la principal guía

Pero no solo el papel es enemigo de la seguridad, la mayoría de los negocios están informatizados y el uso de ordenadores en lo habitual en ellos.

Por ello es necesario cumplir una serie de premisas para salvaguardar nuestra información:

- Instalar, utilizar y mantener actualizados anti-virus y anti-spyware en todos los equipos utilizados en la empresa.
- Garantizar la seguridad de la conexión a Internet.
- Instalar, utilizar y mantener actualizado cortafuegos de software en todos los ordenadores utilizados en la pequeña empresa.
- Revisar y mantener al día los parches de seguridad y actualizaciones de los sistemas operativos y aplicaciones. Todos los proveedores de sistemas operativos ofrecen parches y actualizaciones a sus productos para corregir los problemas de seguridad y para mejorar la funcionalidad.
- Hacer copias de seguridad de todos los datos empresariales importantes. Es necesario realizar copias de seguridad de los datos porque los equipos se “mueren”, los discos duros fallan, los empleados cometen errores, y los programas maliciosos pueden destruir los datos en los ordenadores.
- Controlar el acceso físico a los equipos y componentes de la red. No se debe permitir que las personas no autorizadas tengan acceso físico a los equipos, y se deben extremar las precauciones con el personal de limpieza que entra en el espacio de oficina durante la noche, así como con los informáticos externos encargados de actualizar o reparar los equipos.
- Asegurar el punto de acceso inalámbrico a las redes de trabajo, utilizando contraseñas fuertes.
- Formar a los empleados en los principios básicos de seguridad.
- Configurar cuentas de usuario individuales para cada empleado en los equipos y en las aplicaciones de la empresa, y que requieren buenas contraseñas.
- Limitar el acceso de los empleados a los datos y la información específica que necesitan para hacer su trabajo, y limitar la autoridad para instalar software

Aunque todo esto pudiera parecer un guión cinematográfico, no nos olvidemos que a veces la realidad supera la ficción. Y como dicen en España, hay que estar “al loro”.

Un saludo y gracias por tu tiempo,

Carlos Alvarez Rivas

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